Padang, Humas – Suasana di Lobi AB I Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Barat Rabu siang (25/02/26) berubah menjadi pusat konsentrasi penuh.
Bukan karena sebuah seremoni, melainkan karena pentingnya Pemilahan dan Pembenahan Arsip. Sebanyak 10 arsiparis Kanwil Kemenag Sumbar terlihat begitu fokus menyisir tumpukan dokumen didampingi Ketua Tim Umum Ulil Amri.
Di tengah aktivitas penataan tersebut, hadir memantau langsung Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Barat, H. Mustafa didampingi oleh jajaran pimpinan strategis, Kepala Bagian Tata Usaha Edison, Kabid Pendidikan Madrasah H Hendri Pani Dias serta Kabid Urusan Agama Islam Yosef Chairul.
Kedatangan Kakanwil dan rombongan ini bukan sekadar formalitas, melainkan sebuah sinyal kuat bahwa revolusi administrasi, tengah dimaksimalkan di lingkungan Kemenag Sumbar.
Dengan langkah mantap, Kakanwil Mustafa menyusuri area yang telah disulap menjadi markas darurat pemilahan arsip tersebut. Satu per satu tumpukan dokumen diamati.
Ia juga berdiskusi hangat dengan para arsiparis yang tengah bekerja keras. Fokus utama kegiatan ini adalah memilah arsip-arsip vital yang memiliki nilai guna tinggi baik dari sisi historis, hukum, maupun administrasi serta menyortir dan mengklasifikasikannya berdasarkan tahun surat.
Para arsiparis ini bekerja dengan sistem yang terstruktur. Mereka dengan cermat memisahkan mana dokumen yang harus terus dijaga (seperti akreditasi, sertifikat, dan keputusan penting), mana yang boleh dimusnahkan sesuai prosedur, dan mana yang perlu didigitalisasi.
Menyaksikan ketekunan dan profesionalitas para arsiparis, Kakanwil Mustafa mengungkapkan apresiasinya.
"Saya memberikan apresiasi kepada seluruh arsiparis yang telah bekerja dengan cermat dan teliti. Ini bukan pekerjaan mudah. Ini adalah kerja intelektual dan fisik yang luar biasa. Saya minta agar proses pengarsipan ini dilakukan sesuai dengan kaidah dan ketentuan yang benar, merujuk pada aturan dari instansi pembina kita, yaitu ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia)," ujar Mustafa.
Pernyataan ini menegaskan bahwa pembenahan arsip bukan hanya soal kerapian, tetapi juga soal kepatuhan hukum dan standar nasional. Kakanwil menginginkan agar setiap lembar dokumen yang tersimpan memiliki legalitas dan kejelasan status sehingga dapat dipertanggungjawabkan di kemudian hari.
Tak hanya berhenti pada apresiasi, Kakanwil Mustafa juga melontarkan wacana strategis yang menjadi game changer dalam tata kelola arsip ke depan.
Dalam peninjauannya, ia mengungkapkan bahwa Kanwil Kemenag Sumbar saat ini tengah mengakomodir rencana besar untuk menyediakan ruangan khusus dan permanen bagi penyimpanan seluruh arsip.
Lokasi yang dibidik pun tak sembarangan. Rencananya, ruang bekas Siskohat (Sistem Informasi dan Komunikasi Haji) yang sudah tidak difungsikan akan dialihfungsikan menjadi ruang pusat arsip terpadu.
Ruangan yang cukup luas tersebut dinilai sangat representatif untuk dijadikan gudang arsip yang aman, kering, dan bebas dari risiko bencana seperti banjir atau kebakaran.
"Nantinya ruang eks Siskohat itu akan kita sulap menjadi pusat dokumentasi yang rapi. Isinya bukan lagi tumpukan kertas berantakan, tapi lemari-lemari dan box-box khusus yang tertata rapi. Setiap bidang akan memiliki sektor penyimpanannya masing-masing," jelas Kakanwil dengan nada optimis.
Lebih jauh, Mustafa menekankan bahwa pembenahan ini harus bermuara pada kemudahan. Filosofi di balik penataan ini adalah efisien dan efektif.
"Jangan sampai arsip sudah ditata rapi, tapi saat dibutuhkan malah susah ditemukan. Kita harus desain strategi pencariannya. Mungkin nanti setiap box akan diberi barcode atau sistem penomoran khusus yang terintegrasi. Ketika ada surat dari tahun 2010 yang dibutuhkan, dalam hitungan menit bisa langsung ditemukan, bukan lagi berjam-jam bahkan berhari-hari," tegasnya.
Namun, di balik rencana ini Kakanwil Mustafa mengingatkan bahwa semua perlu dibicarakan lebih matang. Alasannya klasik namun krusial anggaran.
"Tentu ini semua perlu didiskusikan lebih lanjut. Menyediakan lemari khusus, box arsip anti rayap, hingga sistem digitalisasi tentu membutuhkan alokasi dana. Kita harus merencanakan dengan matang agar anggaran yang dikeluarkan tepat sasaran dan hasilnya maksimal. Ini adalah investasi jangka panjang untuk organisasi," imbuhnya.
Fauziah yang ditunjuk sebagai Koordinator Arsiparis menambahkan bahwa giat yang dimulai dari Bidang Pendidikan Madrasah ini akan bergilir dilaksanakan dibidang-bidang lainnya.
"Ini adalah awal yang baik. Kami arsiparis di Bagian Tata Usaha akan mendukung penuh, baik dari sisi koordinasi maupun kinerja. Setelah Bidang Pendidikan Madrasah selesai kita akan bergerak ke bidang lain secara bertahap," pungkasnya.
Dengan semangat kolaborasi antara pimpinan dan para arsiparis, Ia optimis Kanwil Kemenag Sumbar dapat mewujudkan tata kelola arsip yang tidak hanya rapi, tetapi juga menjadi kebanggaan.(vera)
